照会先
厚生労働省
医薬・生活衛生局検疫所業務課
検疫所業務企画調整官:川崎 信一
検疫業務係長:池脇 彰吾
(代表電話) 03 (5253) 1111
(内線) 2468
報道関係者 各位
保存期間の経過していない行政文書の廃棄について
厚生労働省医薬・生活衛生局検疫所業務課において、保存期間の経過していない行政文書の廃棄が確認されましたので、その概要等をお知らせします。
今回の事態を重く受け止め、行政文書の適切な取扱を徹底し、再発防止に努めてまいります。
記
1事案の概要
検疫の実施のために入国者から提出いただいた書類は検疫所が保有する行政文書であり、行政文書の保存期間基準により1年以上保存することとされています。
今般のシステムで事前提出された質問票等についても、同様に1年以上の保存が求められるものでしたが、入国から一定期間の経過後には検疫所で利用されなくなることを踏まえ、個人情報の適切な取扱の観点から利用予定がなくなる入国後約一ヶ月経過後にデータが自動削除される仕様としたため、行政文書として保存すべき期間が経過していないデータ約1100万件が消除されました。
消除されたデータは、入国時の検疫及び入国後一定期間内に行われる健康フォ ローアップで使用されたもので、消除された時点でこれらの手続は完了しているため消除によってご本人に不利益が生じることはありません。
2事案の経緯と発生原因等
- (1)経緯
- 2020年(令和2年)2月:新型コロナウイルス感染症の検疫措置の実施に伴い、紙の質問票等の運用を開始
- 2021年(令和3年)9月:入国者数の増加を見据え、事前に質問への回答の登録等ができるシステムの運用方針を決定
- 2021年(令和3年)10月:約一ヶ月経過後に自動削除される仕様を決定
- 2021年(令和3年)11月:システムの開発開始
- 2022年(令和4年)2月:システムの運用開始
- 2023年(令和5年)4月末:新型コロナウイルス感染症の検疫措置の終了に伴い、システムの稼働を停止(これ以降、システムによる事前登録は行っていません。)
- (2)発生原因等システムの仕様決定に際し、システムで登録されるデータが行政文書に該当するという認識が不十分であり、行政文書として保存すべき期間の確認が行われずに、一定期間で自動削除される仕様としたため今回の事案が発生しました。